Será que já posso descartar esses documentos?
Cada documento em nosso arquivo tem uma especificidade informacional e jurídica que determina até quando deve ser guardado. Não precisando mais ser mantido em arquivo, descarta-se o documento, trazendo economia de espaço, dinheiro e tempo, esse último mais precioso que qualquer outro.
Entretanto ninguém gostaria de ser cobrado ou responsabilizado por um documento que foi jogado fora indevidamente, ainda mais se isso ocasionar uma multa ou perda de uma informação importante.
Então surge a dúvida: “Será que já posso descartar esse documento?”
Sendo um documento pertinente a atividade meio da instituição é um pouco mais tranquilo, dependendo da atividade fim evidentemente, já que algumas são particularmente peculiares.
Para atividades mais comuns como comércio e serviços em geral, as atividades meio no Brasil são mais ou menos as mesmas, (administrativo, financeiro, fiscal, tributário, trabalhistas etc) envolvendo os mesmos tipos documentais e que compartilham os mesmos prazos de retenção.
Até 2020, a bússola sempre apontava para a resolução no. 14, mas após a revogação da resolução no. 14 (24/10/2001) do CONARQ pela resolução no. 45 (14/2/2020), a temporalidade documental contida no Código de Classificação de Documentos de Arquivo para a Administração Pública: Atividades-Meio foi alterada.
Considerando que os prazos de retenção de documentos na iniciativa privada se orientavam por essa resolução revogada do CONARQ, a manutenção de registros em órgãos privados e empresas de maneira geral passou a se orientar por normas específicas de áreas específicas da administração como por exemplo documentos fiscais por normas da receita federal e documentos previdenciários por normas do INSS, entre outros.
Entretanto, todo o suporte jurídico anteriormente dado pela resolução no. 14 passou a ser oferecido pela portaria 47 publicada inclusive na mesma data da revogação da resolução citada.
A nova TTD (Tabela de Temporalidade Documental) trazida pela portaria 47 (14/2/2020) contempla a antiga estendendo a classificação de documentos em maior nível de detalhe com novos códigos para assuntos anteriormente não listados (veja aqui).
Quanto aos Códigos de classificação e tabelas de temporalidade e destinação de documentos relativos às atividades-fim aprovados pelo Arquivo Nacional, pode ser encontrados aqui.
Com isso a manutenção dos registros e documentos que antes se orientava pela Resolução no. 14 do CONARQ passou a se orientar pela Portaria 47 do Arquivo Nacional.
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Ilustração do artigo criada com inteligência artificial (Open ai, Dall-e).