Digitalização de Prontuários Médicos: O que diz o CRM?

A digitalização de prontuários médicos deixou de ser uma tendência e se tornou uma realidade regulamentada no Brasil. O Conselho Federal de Medicina (CFM) possui um conjunto consolidado de resoluções que disciplina o tema com clareza, estabelecendo os requisitos técnicos e éticos que clínicas, hospitais e consultórios precisam observar. A resolução mais antiga e ainda em vigor sobre o assunto é a CFM nº 1.821/2007, que autorizou a digitalização dos prontuários em papel e a eliminação dos originais físicos — desde que respeitadas condições específicas de digitalização e após análise obrigatória pela Comissão de Revisão de Prontuários da instituição. Mais recentemente, a Resolução CFM nº 2.299/2021 avançou o marco regulatório ao disciplinar a emissão de documentos médicos eletrônicos, incluindo prescrições, atestados, laudos, relatórios e solicitações de exames, tanto em atendimentos presenciais quanto à distância.

Entre os requisitos centrais exigidos pelo CFM para a validade jurídica e ética dos documentos médicos digitalizados, destacam-se: o uso obrigatório de assinatura digital gerada por certificado ICP-Brasil com Nível de Garantia de Segurança 2 (NGS2), a compatibilidade com os validadores do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI) ou do próprio CFM, e a garantia de que os dados do paciente trafeguem pela internet com infraestrutura segura, respeitando os princípios de integridade, veracidade, confidencialidade e sigilo profissional. A responsabilidade pela guarda dessas informações recai sobre o médico responsável pelo atendimento — e, nos estabelecimentos de saúde, é compartilhada com o diretor técnico da instituição ou da plataforma utilizada.

Quanto ao prazo de guarda, a Resolução CFM nº 1.821/2007 estabelece regras distintas conforme o suporte: prontuários armazenados eletronicamente — em meio óptico, microfilmado ou digitalizado — devem ter guarda permanente, considerando a evolução tecnológica; já os prontuários ainda mantidos em papel, que não passaram pelo processo de digitalização, precisam ser preservados por no mínimo 20 anos a partir do último registro. Esses prazos têm implicação direta na gestão do acervo das instituições de saúde, que precisam garantir a integridade e a acessibilidade dos registros ao longo de décadas — o que torna a escolha de uma plataforma de GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) robusta e aderente às normas do CFM uma decisão estratégica, não apenas operacional.

A digitalização de prontuários também precisa ser analisada à luz da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), já que os dados de saúde são classificados como dados sensíveis, sujeitos a um nível de proteção ainda mais rigoroso. Isso significa que clínicas e hospitais devem implementar controles de acesso individualizados, registros de auditoria com rastreabilidade completa, criptografia dos dados em trânsito e em repouso, e políticas formais de retenção e descarte. Plataformas de prontuário eletrônico que pretendam operar no mercado brasileiro precisam, inclusive, estar inscritas no CRM da jurisdição de sua sede e indicar um diretor técnico médico responsável pelos aspectos éticos da operação — exigência que eleva significativamente o padrão de governança dessas soluções.

Em síntese, o arcabouço normativo do CFM para a digitalização de prontuários é sólido, detalhado e em constante atualização. Para as instituições de saúde, conformidade com essas regras não é opcional: é condição para a validade legal dos registros, para a proteção dos pacientes e para a integridade ética da prática médica. Investir em soluções de gestão documental certificadas, com suporte à assinatura digital ICP-Brasil, controles de acesso auditáveis e política de guarda permanente para arquivos digitais, é o caminho inevitável para qualquer estabelecimento que leve a sério a qualidade do seu acervo clínico — e a segurança dos dados de quem confia seus cuidados de saúde à instituição.