Digitalização de documentos.
Convertemos acervos em papel, microfilmes, plantas, livros e documentos históricos em arquivos digitais prontos para o seu GED — combinando qualidade, produtividade e conformidade legal.
Do papel à informação útil e relevante.
Transformar e converter documentos do meio físico — papel, microfilmes, plantas, livros e acervos históricos — para o meio digital, com os melhores equipamentos, profissionais e processos produtivos, é o compromisso da Ximker Tecnologia desde 1996.
Nossa vasta experiência permite analisar corretamente acervos documentais das mais diversas espécies e desenhar processos produtivos eficientes, conjugando manuseio, preparação, captura, classificação, indexação e acondicionamento em um único fluxo auditável.
Tipos de acervos digitalizados
Acervos administrativos
Processos, RH, vendas, marketing, jurídico, controladoria, contabilidade, correspondências e clipping.
Prontuários médicos
Prontuários de pacientes, laudos e exames com tratamento confidencial e conforme LGPD.
Dossiês acadêmicos (dossiê do aluno)
Pastas de alunos, históricos escolares, diários de classe e demais documentos acadêmicos.
Dossiês de funcionários
Pastas funcionais, prontuários de RH, contratos de trabalho, ASOs e documentos trabalhistas.
Plantas e desenhos técnicos
Originais de engenharia, mapotecas, plantas baixas e documentos de grande formato.
Livros
Publicações encadernadas e acervos bibliográficos digitalizados com captura planetária, sem desencadernar.
Obras raras e iconografia
Livros históricos, manuscritos, slides, fotografias e documentos sensíveis com captura planetária e alta fidelidade.
Microfilmes e microformas
Rolos de microfilme, microfichas e jaquetas convertidos para imagem digital com OCR quando aplicável.
Documentos de cartórios
Atendimento ao Provimento 213/2026 do CNJ: digitalização, indexação e envio do acervo cartorário com integridade e rastreabilidade exigidas pela norma.
Um fluxo pensado para escala.
Cada etapa é dimensionada de acordo com o tipo e o volume do acervo, garantindo rastreabilidade ponta a ponta da retirada do documento físico até a entrega dos arquivos digitais indexados.
Preparação
Manuseio criterioso do acervo: remoção de grampos, restauro leve, ordenação e separação de lotes. Em muitos casos a preparação já devolve ao cliente um acervo organizado.
Captura das imagens
Escaneres específicos para cada tipo de documento — de produção A3/ofício duplex, grande formato e planetários para obras raras — garantindo qualidade e produtividade combinadas.
Controle de qualidade
Em lote ou imagem a imagem: crop, rotate, deskew, despeckle e ajustes de contraste, com parâmetros pré-definidos e revisão humana para assegurar legibilidade.
Indexação e entrega para o seu GED
Criação de bases de dados, classificação, OCR/OMR, automação por códigos de barras e formatação para o sistema gerenciador do cliente — on-premises ou em nuvem.
Equipamentos para cada tipo de documento.
Documentos diferentes requerem equipamentos diferentes. Mantemos um parque diversificado para cobrir desde documentos administrativos do dia-a-dia até obras raras que exigem captura planetária não-destrutiva.
- Escaneres de produção A3 duplex (color e P&B)
- Escaneres de produção Ofício duplex (color e P&B)
- Escaneres planetários para reprodução digital de livros e obras raras
- Escaneres de grande formato para plantas de engenharia e mapotecas
- Escaneres específicos para microfilmes, slides e transparências
O formato certo para cada objetivo.
Entregamos os arquivos digitalizados no formato mais adequado ao uso — preservação, consulta rápida, assinatura digital ou alta fidelidade arquivística.
PDF / PDF/A
padrão GEDFormato portável, hoje padrão mundial para gestão documental. O PDF/A é arquivístico, pensado para preservação de longo prazo, mantendo-se legível por visualizadores futuros.
PDF com certificação digital ICP-Brasil
valor probatórioAplica assinatura digital ao PDF digitalizado, conferindo-lhe valor probatório equivalente ao original em papel — permitindo a eliminação do papel conforme legislação.
PDF pesquisável
OCRPDF cujo texto das imagens foi reconhecido por OCR. Permite busca textual e extração de conteúdo mantendo a aparência do original.
TIFF
alta definiçãoArmazena imagens em qualquer tipo e definição, com pouca ou nenhuma compressão. Arquivos maiores, ideal para preservação e para fluxos que exigem máxima fidelidade.
TIFF (CCITT Grupo IV)
bitonalPraticamente padrão mundial para digitalização de documentos bitonais (preto e branco). Arquivos pequenos, ótimos para tráfego em rede.
JPEG
cor realIdeal para cor real e tons de cinza. Ótima compressão e arquivos pequenos. Pouco indicado para documentos bitonais ou onde haja necessidade de múltiplas edições.
200 dpi, 300 dpi ou 400 dpi?
A digitalização de documentos usa tradicionalmente 200 dpi como padrão, mas a resolução escolhida depende da finalidade da imagem, do estado do original e da legislação aplicável ao caso. Para digitalização com validade jurídica equivalente ao original, observe as exigências do Decreto 10.278/2020.
- 200 dpiDocumentos administrativos bitonais (preto e branco).
- 300 dpiPadrão recomendado para tons de cinza e cor, conforme o Decreto 10.278/2020.
- 400–600 dpiObras raras, acervos iconográficos e documentos com exigência de alta fidelidade.
Decreto nº 10.278/2020 — digitalização com valor probatório.
Publicado em 18 de março de 2020, o Decreto regulamenta o parágrafo único do art. 3º da Lei 12.682/2012 (e o inciso X do caput do art. 3º da Lei 13.874/2019, da liberdade econômica), estabelecendo a técnica e os requisitos para que documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos originais.
Leia o texto integral no PlanaltoA quem se aplica
Pessoas físicas e jurídicas, de direito público ou privado, que queiram produzir documentos digitalizados com valor equivalente ao original para fins legais. Documentos nato-digitais, documentos de identificação, manuscritos históricos e obras de arte têm tratamento específico e estão excluídos das regras gerais.
Integridade & autenticidade
O processo deve garantir integridade, autenticidade e confidencialidade do documento — o que implica o uso de assinatura digital no padrão ICP-Brasil e controles documentados de custódia durante toda a cadeia de digitalização.
Descarte do original
Observados os requisitos do Decreto, os documentos físicos originais podem ser descartados após a digitalização, eliminando o custo de guarda e liberando espaço — exceto nos casos em que a legislação específica obriga a conservação.
Padrões técnicos (Anexo II)
- Monocromático: mínimo de 200 dpi, formatos PNG ou PDF.
- Tons de cinza: mínimo de 300 dpi, formatos PNG, PDF ou JPEG.
- Colorido: mínimo de 300 dpi, formatos PNG, PDF ou JPEG.
- Em situações que exijam fidelidade visual elevada, recomenda-se captura a partir de 600 dpi.
Metadados mínimos (Anexo I)
- Assunto e descrição do documento
- Autor e destinatário (quando aplicável)
- Data original do documento e data da digitalização
- Identificação do responsável pela digitalização
- Hash criptográfico (checksum) do arquivo digital
- Formato, dimensões e resolução da captura
O conjunto de metadados é associado de forma indissociável ao documento digitalizado e protegido pela assinatura ICP-Brasil, compondo a evidência da custódia.
Vamos dimensionar seu projeto de digitalização?
Envie-nos um panorama do acervo — quantidade, formato, estado, localização — e nossa equipe técnica retorna com uma proposta alinhada, incluindo indexação e conformidade legal.