Organização em arquivos.
Disciplina fundamental para instituições que tratam a informação como vantagem competitiva. Combinamos os princípios da arquivologia com técnicas e rotinas desenhadas especificamente para cada acervo.
Quando a informação vira ativo estratégico.
A organização em arquivos é fundamental para instituições que pretendem deslocar o foco do negócio para um escopo que inclua a informação como elemento de vantagem competitiva. Acervos bem organizados deixam de ser custo e passam a ser fonte de evidência, memória e inteligência.
A Ximker combina os aspectos acadêmicos da arquivologia com a aplicabilidade prática de técnicas e rotinas desenvolvidas especificamente para cada acervo — colocando a informação em posição de destaque quando o assunto é arquivos e acervos documentais.
Teoria sólida, execução pragmática.
Cada projeto parte do diagnóstico do acervo e é desenhado para entregar resultados auditáveis — sem perder de vista os princípios arquivísticos clássicos.
Fundamentação acadêmica
Aplicação dos princípios da arquivologia — proveniência, ordem original, ciclo vital dos documentos e teoria das três idades.
Aplicabilidade prática
Técnicas e rotinas desenhadas especificamente para cada acervo, considerando volume, tipologia, estado de conservação e maturidade documental.
Padrão Ximker
Mais de 25 anos atuando em arquivos públicos e privados, combinando experiência operacional com rigor metodológico.
O que fazemos em um projeto de organização.
Conjunto de atividades que podem ser combinadas conforme a maturidade do acervo e os objetivos do cliente — do diagnóstico arquivístico à governança contínua.
Tabela de temporalidade documental (TTD)
Elaboração e aplicação de tabela de temporalidade documental para expurgo, transferência ou guarda permanente conforme o ciclo de vida de cada série documental.
Plano de classificação
Construção do plano de classificação de documentos a partir das funções e atividades do cliente, com hierarquia de classes, subclasses e séries documentais.
Arranjo, ordenação e agrupamento
Análise, manuseio, separação e agrupamento dos documentos seguindo o princípio da proveniência e a ordem original ou estabelecida.
Acondicionamento padronizado
Acomodação em caixas, pastas e envelopes adequados, com identificação padronizada das unidades de acondicionamento e armazenamento.
Tipologia e descritores
Padronização da tipologia documental e dos descritores aplicados — base para indexação consistente e recuperação eficiente.
Base de dados de índice
Criação de bases de dados com o índice do acervo, viabilizando consultas rápidas e cruzamentos por múltiplos critérios.
Instrumentos de consulta
Desenvolvimento de guias, inventários, catálogos e demais instrumentos de pesquisa para acesso à informação preservada.
Atividades correlatas
Higienização, transferência entre fases (corrente, intermediária, permanente), recolhimento e expurgo controlado.
Cinco fases auditáveis, ponta a ponta.
Do diagnóstico inicial à governança continuada, cada fase entrega artefatos consultáveis e revisáveis pelo cliente.
Diagnóstico
Levantamento do acervo, mapeamento das atividades e funções do cliente, análise da massa documental acumulada e definição do escopo arquivístico.
Modelagem arquivística
Elaboração do plano de classificação e da tabela de temporalidade. Definição da tipologia, dos descritores e dos critérios de identificação.
Tratamento do acervo
Arranjo, ordenação, higienização, separação/agrupamento, acondicionamento padronizado e identificação das unidades.
Indexação e base de dados
Classificação dos documentos com criação de base de dados de índice. Geração de instrumentos de consulta para uso continuado.
Aplicação e governança
Aplicação da tabela de temporalidade (expurgo, transferência ou recolhimento), ativação dos controles e capacitação da equipe do cliente.
"Da massa documental à base informacional do negócio."
Resultados visíveis na operação e na estratégia.
Um acervo organizado deixa de ser passivo e vira ativo: acelera respostas a auditorias, libera espaço, padroniza descritores e fortalece a tomada de decisão.
- Acesso instantâneo à informação
- Otimização do espaço físico
- Aumento de eficiência da organização
- Criação da base informacional do negócio
- Instrumentos de controle e monitoramento
- Eficiência no trâmite e armazenamento
Padronização da tipologia e dos descritores
Tipos documentais nomeados de forma consistente e descritores controlados por vocabulário. Isso elimina ambiguidade na recuperação e viabiliza buscas precisas em qualquer instrumento de consulta — manual ou eletrônico.
Identificação das unidades de acondicionamento
Caixas, pastas e envelopes recebem identificação padronizada — etiquetas, códigos e, quando aplicável, QR codes — permitindo localização imediata e rastreabilidade ao longo de todo o ciclo de vida do documento.
Gestão terceirizada do arquivo completo.
A Ximker também atua na gestão terceirizada do arquivo, combinando todas as áreas em que tem domínio — organização, digitalização, microfilmagem, guarda offsite e GED — para maximizar benefícios e resultados num único contrato com governança unificada.
Pronto para transformar acervo em informação útil?
Conte-nos sobre o volume e o estado atual do seu acervo. Em pouco tempo retornamos com uma proposta de organização arquivística sob medida — incluindo plano de classificação, tabela de temporalidade e indexação.