Terceirização de processos documentais.
BPO ponta a ponta: a Ximker assume a responsabilidade operacional, tecnológica e de governança dos seus processos documentais — com SLAs claros, conformidade LGPD e previsibilidade de custo.
O que é BPO Documental?
BPO (Business Process Outsourcing, ou terceirização de processos de negócio) aplicado ao universo documental significa transferir — parcial ou integralmente — a gestão dos processos ligados a documentos para um parceiro especializado.
Em vez de manter equipe interna, infraestrutura e tecnologia próprias para esse fim, a Ximker Tecnologia assume como parceiro estratégico a operação end-to-end dos seus processos documentais, com acordos de nível de serviço e melhoria contínua formalmente contratados.
Seis frentes, um único contrato.
Cada frente pode ser contratada isoladamente ou combinada em um pacote integrado, conforme o grau de maturidade documental da sua operação.
Processamento, captura e digitalização
- Recebimento e inventário de documentos físicos
- Preparação (desgrampeamento, higienização, ordenação)
- Digitalização em scanners de produção
- OCR para conversão em texto pesquisável
- Validação automática e por amostragem das imagens
Classificação e indexação
- Aplicação de taxonomias documentais do cliente
- Extração de metadados (data, número, tipo, origem)
- Indexação para recuperação eficiente
- Aplicação de regras de nomenclatura padronizadas
- Enriquecimento por IA quando aplicável
Armazenamento e gestão
- Guarda física de originais, quando aplicável
- Repositórios digitais seguros (GED próprio, ERP ou terceiro)
- Backup, redundância e disaster recovery
- Controle de versões e trilhas de alteração
- Gestão do ciclo de vida: retenção, transferência e descarte
Distribuição e acesso
- Roteamento automatizado conforme regra de negócio
- Controle de acesso por perfis e áreas
- Integração com ERP, CRM e sistemas corporativos
- Workflows documentais e aprovações digitais
Compliance e auditoria
- Políticas de retenção aderentes à legislação
- Trilhas de auditoria: quem acessou, quando e o quê
- Conformidade com LGPD e normas setoriais
- Relatórios gerenciais e de conformidade periódicos
Processamento em rotinas internas, administrativas e operacionais
- Triagem e tratamento de correspondência, contratos, notas fiscais e e-mails recebidos
- Suporte às rotinas financeiras: contas a pagar/receber, conciliações e relatórios
- Suporte às rotinas de RH: admissão, desligamento, prontuário funcional e folha
- Digitação, conferência e validação de dados em sistemas do cliente
- Execução de workflows administrativos e aprovações documentais ponta a ponta
- Atendimento a demandas internas (SAC documental) com SLA por solicitação
On-site, off-site ou híbrido.
Três configurações para equilibrar segurança, capacidade produtiva e custo operacional conforme a realidade de cada cliente.
BPO On-Site
In-house outsourcing
A equipe da Ximker trabalha dentro das instalações do cliente, com procedimentos e governança próprios. Equipamentos podem ser do cliente ou fornecidos por nós. Indicado para grandes corporações, órgãos públicos e cenários com documentação sensível que não pode sair do perímetro.
BPO Off-Site
Nearshore · facilities Ximker
Os documentos são transportados com custódia rastreada para a nossa unidade de produção. Processamento centralizado em ambiente controlado, com retorno dos documentos digitalizados via plataforma web ou API integrada ao sistema do cliente.
BPO Híbrido
On-site + off-site
Combina os modelos anteriores: processos críticos e documentos confidenciais ficam on-site, enquanto o volume de produção é executado nas facilities especializadas. Estratégia comum quando há equilíbrio entre segurança, capacidade e custo.
Indicadores mensuráveis.
O contrato de BPO inclui indicadores de performance acompanhados mensalmente. Os valores abaixo são referências de mercado para operações maduras — os números finais são calibrados de acordo com o volume, a criticidade e o modelo contratado.
> 98%
Acurácia do OCR
99,5% – 99,9%
Uptime da plataforma
< 30 s
Tempo de recuperação
< 2%
Taxa de erro na indexação
X páginas/dia
Produção diária
8×5 · 12×6 · 24×7
Suporte
Qual o certo para o seu caso?
Projetos pontuais resolvem problemas específicos e temporários. O BPO é indicado quando o processo documental é recorrente, crítico e exige governança contínua.
| Aspecto | Serviço pontual | BPO documental |
|---|---|---|
| Escopo | Projeto específico com início e fim | Operação contínua ponta a ponta |
| Responsabilidade | Execução de tarefa | Gestão do processo completo |
| Equipe | Temporária | Dedicada ou semi-dedicada |
| Tecnologia | Pode ser do cliente | Provedor investe e mantém a stack |
| Melhoria contínua | Não contemplada | Parte formal do contrato |
| Pricing | Valor fixo por projeto | Mensal recorrente (per page, per user, por volume) |
Escopo
Responsabilidade
Equipe
Tecnologia
Melhoria contínua
Pricing
Menos custo, mais previsibilidade.
Custos eliminados ou reduzidos
- Salários e encargos de equipe interna dedicada
- Infraestrutura (scanners, servidores, storage)
- Licenças de software (GED, OCR, workflow)
- Manutenção, atualização e modernização tecnológica
- Espaço físico para arquivo e sala de scanners
- Treinamento recorrente da equipe operacional
Ganhos mensuráveis
60–80%
de redução no tempo de busca por documentos.
40–70%
de economia comparado à operação documental interna.
0
multas por extravio ou atraso documental com SLAs claros.
+ foco
da sua equipe em atividades core, não administrativas.
BPO é transferência de responsabilidade, não apenas execução.
Quando você contrata o BPO documental da Ximker, transfere a responsabilidade operacional, tecnológica e de governança dos seus processos documentais — com SLAs formalizados, relatórios mensais e melhoria contínua no escopo. Diferente de projetos pontuais, feitos para atender necessidades temporárias.
Pronto para transferir o operacional e focar no core?
Conte-nos o volume, os processos críticos e os sistemas envolvidos. Desenhamos um modelo on-site, off-site ou híbrido sob medida, com SLAs e pricing recorrente.